Пишува: Сашо Јовановски, директор на „Даталаб“
Во последните 2 месеци, една од најжешките теми во приватниот сектор е: еФактура - дали ќе се одложи? Предлагам, да не се обложуваме на ова. Да не си ја трошиме силата не бесцелни муабети, и да се фокусираме на реализација на оваа значајна новина во нашиот деловен свет. Низ ова поминаа скоро сите држави од регионот, и придобивките се огромни. А придобивките се и за компаниите и за државата. Можеби само компаниите кои сеуште играат црно-бело, ќе имаат проблем со ова. Промената е неизбежна - прашањето е само колку добро ќе ја искористиме. Официјалната примена започнува на 01.10.2026 - за оние кои сакаат. А оние кои не се спремни, ќе имаат можност да ги завршат подготовките и да се пријават до 31.03.2027. После овој датум, еФактура важи за сите правни субјекти во Македонија, кои се даночни обврзници.
Откако брзо ја решивме дилемата, за која единствено и се говори во македонските компании, да ги погледнеме и придобивките. Или ЗОШТО воопшто ова се прави?!
Искуствата од Словенија, Хрватска .. и последно Србија, говорат за повеќе значајни предности за државата и компаниите:
• намалување на административниот товар,
• подобрување на внатрешните контроли,
• побрза и посигурна деловна комуникација,
• реална слика за побарувањата меѓу субјектите во реално време.
Но, што е всушност е-Фактура?
Е-фактурата не е PDf фактура потпишана со електронски сертификат, ниту скениран документ испратен преку е-пошта, а најмалку PDF документ, на кој има слика од потпис и печат. Станува збор за фактура во структурирана електронска форма, која ќе биде издадена и верификувана преку системот на Управата за јавни приходи. Тоа значи дека целата комуникација и доставата кон клиентите ќе се одвиваат исклучиво електронски, преку овој систем.
Валидноста на документот ќе ја гарантира само системот на УЈП. Визуелниот приказ, односно хартиената копија, ќе служи само за информација, но нема да има правна важност. Со ова се воспоставува нова дисциплина во работењето - сè ќе биде дигитално, следливо и проверливо. Управата најавува и комплетно укинување на хартиените документи, откако новиот систем ќе се имплементира.
Ако внимателно се прочита дефиницијата погоре, веднаш произлегуваат 2 работи на кои компаниите треба посебно да внимаваат:
Ако покрај воведување на е-Фактура, и понатаму планирате фактурите да ги печатите на хартија, за било каква намена во вашата компанија - тогаш нешто правите погрешно. Дигиталната фактура, во ниеден случај, не треба да заврши на хартија. Со самото печатење на е-Фактура на хартија, директно сте во судир со логиката на новиот начин на работење. Ова се однесува и на влезните и на излезните фактури.
Доколку дигиталните фактури, планирате да ги чувате во фолдери на дискот од серверот, во не-интегриран Document management system или во некое слично полу-решение, тогаш очекувајте големи организациски проблеми. Досега набавувавте регистратори за фактурите, кутии за регистраторите, и плакари за регистраторите - сега ви се потребни дигитални решенија за чување на документите. Само тоа е доволно добро, не импровизирајте со привремени решенија - потребно ви е соодветно дигитално решение за управување со документите.
Искуствата од воведување на е-Фактура во регионот, говорат дека деловниот систем со кој креирате фактури, и во кој ги евидентирате влезните фактури, треба да вклучува во себе и квалитетно решение за document management system. До сега, сите обиди да се најде нешто алтернативно - се покажаа како погрешен правец.
Се надевам, најголем број на компании во Македонија, на време ќе се организираат согласно оваа препорака.
Што сè им е потребно на компаниите за воведување на е-Фактура?
Има неколку претпоставки кои треба да се обезбедат. Најбитно е да се знае, дека примањето и испраќањето на фактури е бесплатно (што не е случај во сите држави од регионот). Потребно е да имате дигитален сертификат - кој веројатно веќе го имате, потребно е да имате налог во Управата за јавни приходи, и треба да имате интерна организација и деловен систем кој ќе ги подржи овие процеси. Најбитен ресурс кој недостига е ВРЕМЕТО. Доколку поголем број од македонските компании остават да започнат со користење на системот за е-Фактура кон крајот на први квартал 2027, едноставно нема да има доволно време сите да ја добијат потребната услуга. Затоа, препорачувам веднаш да започнете со тестирање и со редовно користење на системот. Компаниите кои ќе остават во последен момент, ќе имаат сериозни организациски проблеми. Во Србија имаше голем број на компании, кои чекаа предолго и имаа реален проблем да се прилагодат.
Тоа што треба да го очекувате од деловниот систем кој го користите е автоматски да ги генерира и испраќа фактурите според стандардите, да вградува QR-код и електронски потпис во самата фактура, и веднаш ги архивира во дигитален облик. Платформата треба да е интуитивна, флексибилна и прилагодлива на потребите на вашата компанија, со различни нивоа на пристап за овластени лица. За компании со повеќе филијали или продажни места, треба да може да се конфигурираат привилегии по сектор или локација.
Оваа технологија, ќе овозможи автоматизирано вкрстување на податоци - фактури, банки, царина, ДДВ-пријави -системот лесно ќе идентификува сомнителни шеми, фиктивни трансакции или нереални одбитоци. На овој начин оваа новина, не само што ја олеснува работата на компаниите туку станува и алатка за спречување на злоупотреби и сива економија. Партнерството со институциите дополнително ја зајакнува таа улога.
Сметководителите се оние што најмногу ќе ја почувствуваат разликата. Нема да мора да препишуваат фактури, да внимаваат на рачни грешки или да собираат документи од повеќе извори. Сè е автоматски внесено, проверено и архивирано. Тоа им овозможува повеќе време за анализа и советување на клиентите, наместо рутинска администрација.
Знам дека сметководителите имаат големи резерви за овој процес, бидејќи промените во државата најчесто паѓаат на нив. Секоја законска измена за нив значи нови обврски - треба да ги следат промените, да ги усогласат своите корисници и да ги направат потребните подесувања. Нашите искуства од регионот, е дека после првиот удар - сметководителите и сметководствените бироа ќе имаат голем бенефит од оваа измена. Голем број од секојдневните активности се автоматизираат - особено кај оние сметководители кои ќе ги поврзат и автоматизираат процесите.
Ова е неизбежен процес и подобро е да се прифати како можност отколку како обврска. Со дигитализацијата компаниите добиваат конкурентска предност - побрзи процеси, помалку грешки и поголема контрола врз бизнисот. Многу интерни процеси во компаниите долго време беа тесно грло и пречка за развој. Ова е одлична можност која компаниите треба да ја искористат.
Е-фактурата претставува многу повеќе од нова законска обврска. Таа е симбол на зрелост, транспарентност и ново ниво на доверба меѓу државата и бизнисот. Со неа се поставуваат темели за една по функционална и праведна економија, каде административниот товар е намален, контролите се поефикасни, а компаниите добиваат повеќе време за вистински бизнис и развој.
