Скриени закани за профитите и перформансите

Како што глобалното трговско опкружување станува понестабилно, идентификувањето и ублажувањето на скриените трошоци веќе не се изборни - тие се итен стратешки императив.

Пишува: Бобан Младеновски ,менаџер за транспорт во „Теско“, Boban.Mladenovski@tesco.com

Во пејзажот за набавки на стоки за широка потрошувачка (FMCG), трошоците на ниво на површина - како што е цената на фактурата на добавувачот или ставките на нарачката за набавка - кажуваат само дел од приказната. Под овие видливи бројки се крие сложен, често занемарен слој на скриени трошоци за набавка, кои продолжуваат да ги нагризуваат профитните маржи и да ги нарушуваат перформансите на синџирот на снабдување. Како што глобалното трговско опкружување станува понестабилно, идентификувањето и ублажувањето на овие скриени трошоци веќе не се изборни - тие се итен стратешки императив.

Доцнењата во испораката, лошата координација и пренасочувањето на испораката во последен момент создаваат трошоци што може тивко да се акумулираат. На пример, дополнителните такси - кои вклучуваат трошоци за времето на чекање на возачот, пренасочување и забрзана испорака - може да сочинуваат дури 40% од вкупните трошоци на товар во малопродажниот сектор со храна. Овие трошоци обично се направени од трети лица даватели на логистика или превозници, но неизбежно се пренесуваат назад кај купувачот преку повисоки стапки или намалени нивоа на услуги. Згора на тоа, компаниите често прибегнуваат кон скап и брз транспорт во последен момент за да избегнат резерви, особено во системите за залихи на време (JIT). Овие реакционерни логистички стратегии често се резултат на неуспеси во комуникацијата или грешки во планирањето - прашања кои никогаш не се појавуваат директно на фактурата, а сепак значително ги зголемуваат буџетите за транспорт.

Скриените трошоци за усогласеност се еднакво распространети. Големите купувачи во FMCG-индустријата рутински наметнуваат сложени спецификации за испорака, вклучувајќи пакување, баркодирање и безбедносни сертификати, а добавувачите го носат товарот да се придржуваат до овие строги барања. Промашената цел за испорака или нецелосната документација може да предизвика казни за неусогласеност, особено кога големите трговци на мало спроведуваат навремена, целосно (OTIF) метрика. На меѓународен план, комплексноста се продлабочува. На пример, компаниите од Обединетото Кралство пријавија просечни 96.000 фунти дополнителни трошоци за усогласување по бизнис во годините по Брегзит, првенствено поради новите царини и обврски за ДДВ.

Овие трошоци се „невидливи“ за тимовите за набавки затоа што се манифестираат на индиректни начини: зголемено потпирање на царински консултанти, подолги рокови на испорака или кадровски ресурси поврзани во документацијата. Бирократските пречки додаваат трошоци не само за добавувачот, туку и за купувачот, во форма на продолжени циклуси на набавки и административна работа.

Истражувањето на „Ворлд комерц & контрактинг“, цитирано во извештајот, проценува дека бизнисите губат приближно 9,2% од нивниот годишен приход поради неефикасното управување со договорите. Нејасниот јазик на договорот им овозможува на добавувачите да ги префрлат дополнителните трошоци или кога персоналот за набавки ги игнорира клаузулите за попуст. Овие пропуштени можности ретко се појавуваат во стандардната анализа на трошењето и често излегуваат на површина само откако ќе се случи пречекорување на буџетот или дефект на услугата.

Дефектите во комуникацијата и потпирањето на рачните системи, исто така, создаваат брановиден ефект на трошоците. Според податоците, неверојатни 65% од лидерите за набавки пријавуваат ограничена видливост на перформансите на добавувачите, што го зголемува ризикот од неоткриени нарушувања или неуспеси во квалитетот. Овие слепи точки често доведуваат до реакционерни интервенции со висока цена - на пример, нарачување итни пратки или стопирање на производните линии поради недостиг на залихи.

Понатаму, професионалците за набавки трошат до 31% од своето време на повторувачки рачни задачи како што се обработка на фактури или проверка на потврдите на нарачките - време што директно се претвора во трошоци за плата и изгубена продуктивност. Неусогласеноста меѓу купувачите и добавувачите, влошена со синџирите на е-пошта и неврзаните табели, резултира со одложени испораки, неточни нарачки и зголемени трошоци за работна сила на двата краја на трансакцијата. Временските одложувања во текот на процесот на набавка создаваат скриен финансиски стрес. Кога купувачот ја одложува потврдата за нарачка или одобрувањето на фактурата, добавувачот мора да чека подолго за да добие плаќање. Многу големи купувачи спроведуваат продолжени рокови за плаќање од 60, 90 или дури 120 дена, што им овозможува поефикасно да управуваат со готовинскиот тек, но врши финансиски притисок врз добавувачите. Потоа, добавувачите се принудени да позајмуваат средства или да црпат од кредитни средства, со што се прават камати и административни трошоци кои ретко се видливи за купувачот - додека не се зголемат цените или нивото на услугите не се намали.

Геополитичките настани и скриените трошоци

Геополитичките настани продолжуваат да внесуваат скриени трошоци во системите за набавки, често преку ноќ. Извештајот ги истакнува зголемувањата на царините во САД од 2024 до 2025 година, кои додадоа царини на клучниот кинески увоз, заедно со зголемувањата на стоките од Мексико, Канада и ЕУ. Надвор од директните трошоци на тарифите, овие промени во политиката предизвикаа индиректни трошоци: компаниите мораа да ги редизајнираат синџирите на снабдување, да обезбедат краткорочен простор во складиштето и да преземат такси, со што се интензивираат тесните грла на товарот на американските пристаништа. Само во декември 2024 година контејнерскиот сообраќај на американските пристаништа се зголеми за 20%, што доведе до недостиг на складиште и зголемување на цените за изнајмување. Компаниите се обидоа да примат непланиран товар, зголемувајќи ги трошоците за складирање и предизвикувајќи брановидни ефекти врз управувањето со залихите, персоналот и достапноста на превозникот.

Слично на тоа, Брегзит продолжува да ги прогонува фирмите од FMCG-секторот со седиште во Велика Британија. Регулаторната дивергенција и новите царински проверки додадоа триење на претходно беспрекорната трговија со ЕУ. Во извештајот се забележува дека 73% од бизнисите во Обединетото Кралство тврдат дека се помалку профитабилни по Брегзит, при што речиси една од четири големи компании троши над 100.000 долари за редизајн на синџирот на снабдување. Трошоците за усогласеност, одложувањата на инспекцијата (особено за производите од животинско потекло) и административните барања за справување со увозниот ДДВ придонесуваат за растечката планина на скриени трошоци со кои се соочуваат фирмите во ОК.

Спротивно на тоа, FMCG-компаниите со седиште во ЕУ се соочуваат со сопствен сет на скриени трошоци. Извештајот ги забележува претстојните закони за длабинска анализа на синџирот на снабдување на ЕУ, кои ќе бараат од фирмите да ги ревидираат еколошките и социјалните перформанси низ нивната база на снабдување. Овие нови правила, иако етички важни, бараат значителни инвестиции во обука, системи и инфраструктура за известување, што дополнително ги оптоварува тимовите за набавки.

Стратешки алатки за елиминирање на скриените трошоци

За среќа, FMCG-компаниите почнуваат да реагираат со стратешки алатки и технологии дизајнирани да ги разоткријат и намалат скриените трошоци. Едно клучно решение е усвојувањето дигитални платформи за набавки, како што се е-портали и контролни табли за самопослужување на добавувачите, кои помагаат да се автоматизираат рутинските задачи, да се обезбеди пристап до податоци во реално време и да се елиминира преработката. Се покажа дека овие платформи ги намалуваат трансакциските трошоци и ја подобруваат точноста на процесот.

Слично на тоа, системите за управување со транспортот (TMS) и алатките за логистичка анализа им овозможуваат на фирмите да ги фатат и предвидат вистинските трошоци за товарот, вклучувајќи ги додатоците и тесните грла. Со следење каде и зошто се јавуваат товарните трошоци, компаниите можат да планираат попаметни маршрути и да ја намалат неефикасноста. Некои компании дури користат IoT сензори за да спречат расипување или да откријат доцнење во транзитот.

На страната на договорот, системите за управување со животниот циклус на договори (CLM) им помагаат на тимовите да останат пред клучните датуми, да ја следат усогласеноста и да обезбедат остварени заштеди со договор. На пример, алатката CLM може да ги предупреди тимовите за набавки дека не е применет попуст заснован на обем или дека клаузулата за зголемување на цената треба да се преговара.

Можеби најважно е што многу фирми инвестираат во посилно управување со односите со добавувачите (SRM). Блиската соработка преку споделени предвидувања, редовни прегледи на перформансите и транспарентност во оперативните цели може да спречи многу проблеми што резултираат со скриени трошоци. Фирмите кои ги третираат своите добавувачи како партнери, а не како противници, честопати можат да ги забележат ризиците порано и да ги решат по пониска цена.

И на крај, усвојувањето на културата на вкупните трошоци на сопственост (TCO) им помага на организациите холистички да ги преиспитаат набавките. Наместо да се фокусираат само на цена по единица, TCO анализите вклучуваат транспорт, складирање, усогласеност со регулативата, отстранување на отпадот и оперативни трошоци. Обуката на тимовите за набавки да користат листи за проверка, калкулатори на трошоци и алатки за планирање сценарија, им овозможува да поставуваат попаметни прашања и да избегнуваат изненадувања во трошоците.

Во современите FMCG-набавки веќе не е доволно да се преговара за ниска цена или да се потпише добро формулиран договор. Наместо тоа, тимовите за набавки мора да преземат сеопфатен поглед на вкупните трошоци за секоја одлука за синџирот на снабдување - факторинг на оптоварувањата за усогласеност, логистичката неефикасност, геополитичката нестабилност и човечките трошоци од лошите внатрешни процеси. Со скриените трошоци за набавки кои претставуваат значителен дел од истекувањето на приходите - до 9% или повеќе во некои случаи - влогот е голем.

За среќа, алатките за справување со овие предизвици сега се лесно достапни. Од аналитика управувана од вештачка интелигенција и портали за дигитални набавки до колаборативни модели на добавувачи и силен надзор над договорите, фирмите имаат способност не само да ги идентификуваат скриените трошоци, туку и активно да ги елиминираат. За FMCG-компаниите, кои работат со тесни маржи и големи количини, оваа разлика може директно да се претвори во конкурентна предност. Набавките се развиваат. Во трката за намалување на отпадот, зајакнување на еластичноста и поттикнување на вредноста, компаниите кои ги разбираат и управуваат со нивните скриени трошоци ќе бидат најдобро позиционирани за да бидат и да останат лидери.