Предности и недостатоци на аутсорсингот

Аутсорсинг-компаниите, односно надворешните даватели на услуги, вклучително и услугите за управување со категории, одговараат на побарувачката на пазарот за поголема ефикасност и ефективност. Аутсорсингот за тактички набавки и услуги за поддршка на категории е стратегија што ја спроведуваат сè повеќе компании

Приреди: Редакцијата на InStore

Аутсорсингот е вообичаена практика која подразбира дека компанијата одлучува да пренесе одредени деловни функции и процеси на трети лица, тие да ги извршуваат наместо нив и за нив. Придобивките од аутсорсинг може да бидат значителни - од заштеда на трошоци и зголемување на ефикасноста до поголема конкурентска предност.

Од друга страна, губењето контрола врз надворешната функција често претставува потенцијален деловен ризик. Поради оваа причина, иако аутсорсингот може да донесе многубројни придобивки за компаниите, тие секогаш треба внимателно да ги разгледаат сите предности и недостатоци на овој начин на работа пред да одлучат да склучат договори за какви било активности или деловни операции.

Предности на аутсорсингот

Постојат многу причини зошто бизнисот може да одлучи да нарачува одредена задача, работа или процес. На пример, некои од придобивките од аутсорсингот вклучуваат:

• Подобрен фокус на основните деловни активности

Аутсорсингот може да го ослободи вашиот бизнис да се фокусира на неговите силни страни, дозволувајќи му на вашиот персонал да се концентрира на неговите основни задачи и идната стратегија.

• Зголемена ефикасност

Изборот на аутсорсинг-компанија која е специјализирана за процесот или услугата што сакате да ја изврши за вас може да ви помогне да постигнете попродуктивна, поефикасна услуга, често со повисок квалитет.

• Контролирани трошоци

Заштедите постигнати со користење аутсорсинг-компанија може да ви помогнат да ослободите капитал за да инвестирате во други области од вашиот бизнис.

• Зголемен опсег

Аутсорсингот може да ви овозможи пристап до способности и капацитети кои инаку не ви се достапни.

• Поголема конкурентна предност

Аутсорсингот може да ви помогне да ги искористите знаењата и вештините заедно со целиот синџир на снабдување.

Аутсорсингот, исто така, може да помогне да го направите вашиот бизнис пофлексибилен и агилен, способен да се приспособи на променливите пазарни услови и предизвици, а истовремено да заштеди трошоци и да ги подобри нивоата на услуги.

Аутсорсингот може да донесе многубројни придобивки за компаниите, тие секогаш треба внимателно да ги разгледаат сите предности и недостатоци на овој начин на работа пред да одлучат да склучат договори за какви било активности или деловни операции.

Недостатоци на аутсорсингот

Бидејќи аутсорсингот е предавање директна контрола врз деловна функција или процес на трето лице, тоа доаѓа со одредени ризици, так што при аутсорсинг може да имате проблеми со:

• обезбедување услуги – кои може временски да заостанат или да не ги исполнат очекувањата;

• доверливост и безбедност – кои може да бидат загрозени;

• недостиг на флексибилност – договорот може да се покаже премногу крут за да се приспособи на промените;

• тешкотии во управувањето – промените во аутсорсинг-компанијата може да доведат до несогласувања;

• нестабилност – аутсорсинг-компанијата може да престане да работи.

Екстернализација на тактичките набавки и услуги за поддршка на категориите

Идентификувани се неколку силни страни кои им овозможуваат на главните службеници за набавки (CPOs) да ги исполнат целите за ефикасност и ефективност. Тие се движат од „тешки“ придобивки со квантитативни финансиски заштеди до „меки“ придобивки, кои се потешки за пресметување, но сепак обезбедуваат квалитативна вредност и влијаат врз сите договорени аранжмани.

• Подобро искористување на времето од категори-менаџерите со додавање ресурси со пониски трошоци

Давателите на услуги нудат аналитичарски профили со високо ниво на автономија и вештини по пониска цена од пазарната за поддршка на тимовите за управување со домашни категории. Ова им обезбедува на „интерните“ категори-менаџери повеќе пропусен опсег за да го зголемат управуваното трошење со справување со секундарните или нестратешките категории кои обично се без надзор или се лошо управувани. Категори-менаџерите се, исто така, поефикасни бидејќи се поддржани од дополнителни ресурси. Клучот за намалување на трошоците и за подобрување на ефикасноста е балансирана распределба на внатрешните и надворешните активности врз основа на сложеноста и критичноста на задачите. Целта е да им се даде на категори-менаџерите поголем пропусен опсег за длабински активности при управување со категории.

• Подобрено знаење за категоријата и пристап до интелектуална сопственост

Иако категори-менаџерите остануваат примарна категорија експерти за предметни прашања, бидејќи тие им носат и бизнис-контекст на клиентите, тимот за поддршка на категоријата носи дополнително знаење за категоријата преку селективно регрутирање и распоредување на аналитичари врз основа на нивното претходно искуство (што е комбинација од набавки и искуство за управување со категории). Дополнителни знаења за категоријата се стекнуваат „на работното место“ и преку обука обезбедена од доставувачот.

• Зголемена флексибилност и намалени трошоци за управување со тимот

Трошоците за регрутирање, обука и развој на кариерата на аутсорсинг-тимовите ги управуваат доставувачите на нарачката. Активностите за управување со знаење повеќе не се потпираат на поединци, туку на организацијата и остануваат доследни за време на обртот на вработените и организациските промени. Одделенијата за набавки, исто така, имаат корист од подобра отчетност и флексибилност за услугите и испораките бидејќи аутсорсинг-услугите се дефинирани врз основа на договори за ниво на услуги (SLA) и клучните показатели за изведба (KPI). Структурата на варијабилната цена на таквата услуга е исто така предност бидејќи ресурсите може да се приспособат (горе или долу) за да ги одразуваат променливите деловни потреби. Имањето надворешни тимови за поддршка е предност за многу компании.

Кои се предизвиците и како да се надминат?

Различни компании имаат имплементирано офшор-тимови за тактички набавки и за поддршка на категории во различни индустрии (вклучувајќи финансиски услуги, телекомуникации, малопродажба…). Овие искуства им помогнаа да ги идентификуваат следните клучни предизвици и да препорачаат стратегии за ублажување:

• Долго време за имплементација

Во случај на наменски ресурси, времето на имплементација варира од три до шест месеци, во зависност од големината и природата на операциите што треба да се аутсорсираат. Временски е потребно да се направат рокови за дефинирање на испораката на услуги, регрутирање и/или преместување од други тимови, обука и подготовка за лансирање на услугата.

Препорачана стратегија за ублажување: Почнете со регрутирање тим што е можно поскоро бидејќи оваа активност најчесто е на критичната патека. Паралелно, користете комбиниран тим составен од ваши сопствени ресурси и аутсорсинг-вработени за да внесете искусни професионалци во основниот тим.

• Недостиг на процена за подготвеност

За да се изгради работен тим, улогите, одговорностите, барањата и очекувањата мора да бидат јасно документирани и потпишани од двете страни. Оперативниот модел појаснува голем број критични процеси, вклучувајќи, но не ограничувајќи се на, комуникација, определување нови барања, контрола на квалитетот и ескалација на проблемот. Многу е важно да се процени подготвеноста на ангажираниот тим и да се тестираат сите процеси пред да се стави услугата во функција.

Препорачана стратегија за ублажување: Имајте силен оперативен модел и спроведете процена на подготвеноста со високите засегнати страни.

• Овозможување ефективна комуникација

Работата со тимови за аутсорсинг, кои понекогаш работат во различни временски зони, може да биде предизвик. Процесите и каналите на комуникација се најважни за да се осигури дека тимовите за управување со категории и поддршка работат ефикасно заедно.

Препорачана стратегија за ублажување: Користење алатки за комуникација кои ја олеснуваат ефективната комуникација (разговори, видеоконференции). Регрутирајте аналитичари со одлични комуникациски вештини и опремете ги да работат во виртуелни тимови за да ја подобрите комуникацијата со категори-менаџерите.

• Културна неусогласеност и недостиг на прифаќање

Работата со аутсорсинг-тим бара посебно внимание на културните разлики и културната компатибилност меѓу поединците и организацијата. Исто така, вработените во компанијата може да го гледаат надворешниот тим како закана.

Препорачана стратегија за ублажување: Управувањето со промените, силното лидерство, извршното прифаќање и тековното управување се клучни фактори за прифаќање. Културните разлики може да се надминат со усогласување на деловните и корпоративните култури, како и со регрутирање, активности за градење тим, воведување состаноци лице в лице итн.