Антонио Зрилиќ: Проблемот со залихите не се решава изолирано

За да се надминат конфликтите околу одговорноста за залихите, управувањето со нив треба да се прошири на управување со синџирот за снабдување (Supply chain management – SCM).

Автор: Антонио Зрилиќ, „Логико“

Кога со клиентите разговарам за одговорноста за залихите и кога ќе ги прашам кој е одговорен за нив, никој не се јавува и сите зачудено ме гледаат. Тогаш го преформулирам прашањето и ги прашувам: Добро, кој е виновен доколку нема доволно залихи или доколку има премногу? Тогаш е поинаку и сите знаат што прашувам.

Според тоа, поради залихите се јавуваат конфликти меѓу одредени менаџери и внатре во претпријатието...

Различни цели

Раководителот на производството е загрижен поради трошоците за почнувањето на серија и подготовките за производство, отпад, прекин и проблем со распоредот и промените во производствените серии. Тој претпочита производство на долги патеки (поголеми серии на производи кои се произведуваат подолг период, без прекин), доволно количество залихи на суровини, како и мала разновидност на производите (асортиманот). Раководителот за набавка се интересира за количинските попусти, флуктуацијата на цените, перформансите на доставувачите и трошоците при нарачувањето. Тој претпочита нарачки во големи количества во ретки интервали, што резултира со големи залихи. Раководителот на складиштето, пак, го мачи просторот за складирање, расипувањето на стоката, обртот на залихите и застареноста на залихите. Тој претпочита адекватно ниво на залихи што се одржува со чести нарачки на мали до умерени количества. Раководителот за продажба го интересира брзата услуга на купувачот, максималната разноликост на производот (асортиманот) и честото производство, така што тој ќе може на купувачот да му понуди свежи залихи и најнови технолошки подобрувања. Тој не сака кога стоката не е испорачана (stockout ситуација или дефектура), престанок на производството, а сака краток рок на испорака и доволно количество готови производи. Финансискиот директор се грижи за ликвидноста, управувањето со готовината, поврат на инвестициите, сака минимално ниво на залихи, висок обрт на залихи, избегнува застарување на производите, а претпочита прифатливо ниво на неиспорака  (stockout ситуација) сè додека вложувањата во резервите се мали.

Во поглед на стоката и суровините, можно е финансискиот директор и раководителот за набавка да не се согласуваат. Раководителот за набавка обично сака да купи ставки во големи количества, така што количинските рабати и заштедата на транспортот резултираат со ниски единечни трошоци. Финансискиот директор се залага за помали нарачки, со што ќе се ослободат средства за нешто, на пример, исплата на плата.

Во случај на готовите производи, раководителот за продажба и раководителот за складиштето може да бидат во конфликт. Раководителот за продажба сонува за големи залихи кои му овозможуваат брза испорака и зголемување на продажбата. Раководителот на складиштето, пак, ги претпочита малите простори и ниските трошоци за одржување.

Менаџер за управување со материјалите

Наведените ситуации може да доведат до конфликти или барем да предизвикаат разлики во мислењето меѓу менаџерите. Многу од проблемите со залихите произлегуваат од различните улоги што ги имаат менаџерите. Многу ветувачки системи за контрола на залихите се минирани или компромитирани поради соперништво на одредени оддели и сектори и нивните цели. Политиката на залихи мора да биде утврдена така што ќе резултира со ниски трошоци и, истовремено, ќе балансира меѓу „соперничките“ улоги на менаџерите, а за благосостојба на целата организација.

Управувањето со залихите е сечија грижа, но понекогаш е синоним и за ничија грижа. Одговорноста за залихи честопати е поделена на делови со посебни интереси. Набавките можат да преземат одговорност за контролирање на залихите на суровини и набавени производи, додека производството се грижи за полупроизводи и маркетинг и продажба на готови производи. Двојните одговорности обично се логични, но тешко дека талентот и стручноста потребна за правилно управување со залихите се достапни во сите сектори на компанијата. Вообичаено е да се стави одговорноста за сите залихи под една капа, на менаџерот за управување со материјали (или менаџер на залихи). Помалку е веројатно да дојде до конфликти меѓу секторите и субоптимизација кога залихите се под контрола на менаџерот за залихи.

Затоа, со залихите мора да се управува, а не да се расправа кој е одговорен за одреден дел. За да се надминат сите овие конфликти, управувањето со залихите треба да се прошири на управување со синџирот на снабдување (Supply chain management  - SCM). SCM се состои од сите функции поврзани со материјалите, како што се набавка, транспорт, логистика, планирање на производството, залихи, а понекогаш дури и квалитет. Менаџерот за управување со синџирот на снабдување мора да има независна функција, на исто ниво со финансиите, продажбата и производството. Неговата работа е да се залага за (повеќе) организациски цели, а не да стане посинок или штитеник на некоја друга функционална област.

Проблематиката со залихите не може да се реши изолирано. Таа е неразделно поврзана со прашања во дистрибуцијата, складирањето, производството, ракувањето со материјалите, набавките, продажбата и финансиите. Акциите не се остров сам за себе. Управувањето со залихите бара широк поглед (тој треба да се издигне од стапицата на тесните интереси на одделните оддели) и не треба да се третира како серија независни одлуки за одделни ставки за залихи. Тие треба да служат за целите на организацијата и треба да го олеснат нивното остварување. Управувањето со залихите е дел од поголем систем и не смееме да го заборавиме тоа.