Систем: Како да се поедностави сложеното?

Aко сакате на втора, трета или четврта точка, морате да го менувате начинот на кој работите. Сè што носи профит треба да биде во фокус и да се работи на најефикасен начин. Сè што е непотребен трошок за каков било ресурс, а не носи профит – да се елиминира или минимизира

Пишува: Ениса Селмановиќ-Салкиќ, основач и извршна директорка на „Консултор“, www.consultor.ba

Ние тоа така го правиме. Ние сме специфични. Кај нас не е баш така едноставно. Ние секогаш така сме работеле. Не може тоа кај нас. Немаме ние време за тоа. Продолжи ја низата... Низ изговорите со кои луѓето се бранат од поставување каков било ред, систем или промена. Да вложат половина помалку енергија во тоа навистина да го постават системот, би им било многу полесно и побрзо би завршиле. Но, кога имате ред отпор - ред работа, тогаш се оди чекор напред, два чекора назад.

Да поедноставиме. Сега нешто завршувате во пет чекори. Или во дури седум. Таа активност ви троши извесно време. Не ви носи профит. Но сеедно, вие работите како што работите. И тогаш се случува магија, судир на светови и метеори и сфаќате или некој ве поттикнува дека тоа што го правите можеби може и поинаку. Можеби може и во два чекора. Аха, може. 

Или да речеме, известување. Тоа ми е омилено. Не затоа што многу сакам извештаи, туку затоа што известувањето е еклатантен пример за тоа како едноставните работи можат да се искомплицираат. Да речеме дека сега имате две работи што ги следите. Промет и трошок. Ок, ќе додадеме и трета – приход. Е тогаш некаде ќе видите или некој ќе ви нафрли или едноставно ќе пронајдете некаде нa интернет како некој на тоа гледа поинаку – па следи 55 работи. Не ги гледате индустријата, комплексноста и големината на бизнисот, туку само фактот дека вие следите три работи, а можете 55. Еј, 55! Па замисли што сè има тука. И тогаш почнува агонијата со правење извештаи дење и ноќе, инвестиции во супер „кул“ решенија и апликации, формирање целосно нов тим за известување. И ги добивате тие познати 55 работи што ги следите, разложени во 231 извештај. И некаде попатно сте престанале и да ги гледате бидејќи кој може да ги фати сите конци... А, и онака ве интересираат само оние три клучни работи од почетокот на приказната. Ма, дали?

Следете и имајте извештаи, но само такви што му одговараат на вашиот бизнис.

 

Прво, како бизнисот расте, така расте и потребата за уредување и за систем. Морате да имате сет правила, сет чекори или што и да е, некоја рамка во која се ставени да речеме клучните активности. Мора да има систем во продажбата: кој оди, каде оди, колку ќе се направи, колку ќе се наплати. Мора да има систем во сметководството: кога се книжи документ, кога и како се пресметува плата. Мора да има систем во производството: колку суровина, колку финален производ, за колку време, со колку луѓе, кој тоа го предводи. И така натаму. Без систем нема напредок. Стихијното работење е долгорочна пропаст. Идентификувајте ги клучните процеси, наредете ги и ставете ги во рамка. И продолжете со животот што сега е полесен и поубав.

Второ, супер е што вие отсекогаш така сте работеле, но веќе ни вие не сте истите луѓе, ниту ова веќе е истата фирма, нити е ова истиот свет. Не можете да продолжите да работите исто, а да се надевате на поинакви резултати. Промената е неминовна. Морате да се менувате за да опстанете. А потоа, да се менувате за да растете. Отворете очи, погледнете околу себе и излезете од кутијата. Вашиот начин беше добар до една точка. Ако сакате да одите на втора, трета или четврта точка, морате да го смените начинот на кој работите. Сè што носи профит треба да биде во фокусот и да се работи на најефикасен начин. Сè што е непотребен трошок за каков било ресурс, а не носи профит – треба да се елиминира или минимизира. И одиме понатаму.

Трето, прекрасно е што некој има 55 работи што ги гледа. Но, што ќе ви е вам тоа? Имате ли воопшто толку работи за да ги следите? И што ќе правите со сите тие информации? Известување за да би се известувало – е лудо и непотребно. Известувањето ви е потребно да следите, анализирате и да носите одлуки. Брзо и ефикасно. Затоа ви требаат податоци што се точни, прегледни и лесно достапни. Кога ќе добиете податоци, дури тогаш почнува вистинската работа и носењето одлуки. Известувањето е алатка, не е цел сама по себе. Значи, следете и имајте извештаи, но само такви што му одговараат на вашиот бизнис. За врз основа на нив да донесете одлуки што ќе го зголемат профитот, ќе ги намалат трошоците, ќе ја поттикнат ефикасноста.

Уредените системи кои се ефикасни, комуникациски брзо проодни, каде што одлуките се носат брзо и каде што е висока флексибилноста – тоа се успешни бизниси.

Неуредените или пак претерано уредените системи се скапи, бавни, тромави и цел сама за себе. Нема тука долгорочна успешност.

Најдете ја мерката. Поставете систем кој ќе ви донесе резултати вам, а не систем што го поставил некој друг. Посебен систем за вас, кој вам ќе ви ја работи работата. Е, тоа е победа.