Митка Мојсовска: Важно е денес, утре ќе биде доцна

Основни предуслови за имплементација на контролинг: едуциран контролер, квалитетен информатички систем, квалитетен сметководствен систем и мотивиран менаџмент

Автор: Митка Мојсовска, директор за финансии, „Кола“

Контролингот претставува комуникациска врска меѓу сите функционални сектори во една организација, на тој начин информациите од контролинг ѝ помагаат на организацијата навремено да ги уочи потребите за одредени промени. Како издвоена функција во организацијата, контролингот развива сензибилност кај менаџментот и има едно правило важно е денес, утре ќе биде доцна.

Како во секоја дејност, така и во производствените компании контролингот има дополнителни „обврски“, одговорности:

• Следење на животниот век на технологијата и производите;
• Планирање инвестиции во нови технологии и нови производи (производствените компании мора да одберат продажна програма кој по завршувањето на инвестицијата и почнување на производствениот процес ќе најде соодветна пазарна позиција;
• Комплексни и многубројни процеси – на пример, одржување на производствените линии, контрола на квалитетот, заштита на природната околина и слично;
• Комплексен сметководствен и управувачки систем – посебно внимание се посветува на трошочното сметководство и пресметка на вредноста на залихата на: суровини и материјали, полупроизводи, готови производи, трговска стока (доколку постои) и слично.

Голем дел од искуствата во практика покажуваат дека сметководството е доминантен извор на информации за контролинг, но колку повеќе се развива контролингот како функција, толку повеќе опаѓа значењето на сметководствените информации. Финансиското сметководство дава информации за екстерни корисници и известува за тоа што се случило во изминатиот период, тоа е законска обврска која мора да се почитува и во таа функција постојат пропишани извештаи како што се: биланс на успех, биланс на состојба, извештај за паричен тек, извештај за промена во капиталот и одредени белешки.

Освен во сметководство, контролингот пронаоѓа дополнителни информации внатре во самата организација, т.е. во сите функции: финансии, HR, продажба, набавка, производство, одржување, транспорт и логистика, складиште, контрола на квалитет, заштита на околината, технолошки развој и инвестиции итн. Во добро организирани ИТ-системи на организациите, сите овие информации контролингот ги наоѓа од оваа мрежа, во спротивно треба да се изградат или треба да се оди „пешки“.

Бидејќи се важни трошоците, потребно е да се направи разграничување на поимите: трошок, расход и одливи:

• Трошок е одлив на имот кој е искористен за достигнување одредена цел, услуга или производ;
• Расходите се негативна ставка на билансот на успех, односно потрошени ресурси во создавање на приходите кои се однесуваат за одреден временски период;
• Одливи се намалување на паричните средства на жиро-сметка или благајна.

Во пресметките во производство се утврдуваат трошоците на производство вложени во готови производи. Во поединечно и малосериско производство пресметката се комплетира по завршено производство – работен налог, додека во масовно и големосериско производство пресметката се комплетира во одреден пресметковен период, најчесто месечно или тромесечно.

Покрај трошоците, исто така, важно е дефинирање на места на трошок и носители на трошок. Место на трошок е организациски дел во компанијата каде што настануваат трошоци како на пример: работилница, сектор, производна линија, возило, магацин, пакувачницаа и слично. Местата на трошок се дефинираат по функција во зависност од тоа што сака организацијата да добие и можноста за следење и детектирање на трошоците, т.е. дали реално може да се детектира каде припаѓа одреден трошок. Носители на трошок се одредени учесници – производ, услуга без оглед на тоа каде настанал трошокот.

Одредувањето места на трошок и носители на трошок е основен услов за изработка на калкулација.

Понатаму, во процесот на производство постојат директни и индиректни трошоци. Директните трошоци може веднаш да се детектираат како составен дел од производот  или услугата, т.е. може да се опфатат по носителите на трошок, престанокот на производството го елиминира настанувањето на тој трошок, на пример: суровини и материјали, енергија во производство, бруто-плати на вработените кои се директни во изработка на тој производ итн. Индиректните трошоци се и на некој начин општи индиректни трошоци кои не можеме директно да ги детектираме како составен дел на производот, односно постојат за повеќе производи, на пример: платите на управата, сметководство, HR, чистење, безбедност итн. (различни се во секоја компанија). При класификација на трошоците постои ограничувачки фактор, а тоа е технологијата на нивно евидентирање, организацијата на деловните операции и процеси, големината на секој поединечен трошок (исплатливост на инвестицијата за нивно следење).

Во производствениот процес постојат два вида нормативи: фазни и интегрални. Фазниот норматив ја покажува потрошувачката на поединечни суровини, материјали, енергија во една од фазите на производство, додека интегралниот норматив ја покажува вкупната потрошувачка на екстерно набавените суровини и материјали за да се дојде до готов производ.

При производството кое се одвива во повеќе фази или чекори, потребно е да се одреди трошокот за секоја фаза и на крај да се поврзат со готовиот производ што се продава на пазарот.

Нормативите не се пропишани правила и во производствените компании ги одредуваат технолози или други компетентни личности, врз основа на одредени проекти, искуства, пробно производство и слично. Освен за планирање на варијабилните трошоци, тоа е база и за планирање на фиксните трошоци (утврдување клучеви за нивна распределба).

Потребно е да се развие систем кој е способен да предвиди и да влијае врз идните деловни одлуки, а не само да евидентира;

Класификацијата на фиксни и варијабилни трошоци понатаму е поврзана и со степенот на искористеност на капацитетите. Фиксните трошоци постојат без разлика на обемот на активностите, а тоа се, на пример, осигурување, наем на простор, договори за одржување, комунални трошоци, амортизација (ако се пресметува по временска метода) и слично.  Варијабилни трошоци кои уште се нарекуваат и променливи трошоци и се менуваат во зависност од обемот на активностите настануваат на почеток на производството и исчезнуваат на крајот од производниот процес. Пример, директни суровини и материјали, енергија, директни бруто-плати, амортизација (ако се пресметува по функционална метода).

Трошоците во производствените компании може да се поделат и на трошоци за периодот и трошоци на производот. Трошоците на периодот во целост се сметаат за расход во периодот во кој настанале, според сметководствените стандарди директно се искажуваат на билансот на успех, тоа се на пример општи трошоци за набавка, продажба, управа... додека трошоците на производот се калкулираат во вредноста на залихата на производство.

Друг важен параметар во производните компании е калкулацијата која претставува пресметка на цената на чинење на готовите производи или услуги која за потребите на интерни одлуки може да се пресметува и за поединечни фази на производни или услужни процеси – полупроизводи и слично. Со помош на калкулациите се врши распределба на трошоците на одредени места на трошок на носителите – готови производи и услуги. Постојат неколку вида калкулации: дополнителна, која се применува во производство по работен налог, и поделена, која се применува во процесно производство. Во дополнителната калкулација трошоците се разделуваат на директни (се користат од сметководство) и индиректни трошоци (се распределуваат по клуч). Додека кај дополнителните калкулации вкупните трошоци на производство се делат со количината на учинокот.

Во практиката постојат два пристапи за распределба на трошоците: апсорпциски и варијабилен пристап.

Апсорпцискиот пристап на распределба на трошоците на носителите (производи и услуги) уште се нарекува и пристап на полни трошоци, како трошок на производот се сметаат суровини, материјали, енергија, трошок на вработените во производство, други режиски трошоци во производство кои имаат варијабилен карактер итн. Варијабилниот пристап се темели на деловна филозофија на носителите да им се доделуваат само варијабилните трошоци. И во двата пристапа трошоците на сервисните служби се сметаат за трошоци на периодот.

Друг битен фактор во производствените компании е оптимизација на структурата на продажба со примена на ранг на рентабилност на производите. Ранг-листата се дефинира по критериумот максимизација на разликата од продажна цена – варијабилен трошок на производот. Оваа примена го оптимизира асортиманот на производство со примена на критериумот маргинална контрибуција на фиксни трошоци

Заклучок:

• Основни предуслови за имплементација на контролинг: едуциран контролер, квалитетен информатички систем, квалитетен сметководствен систем и мотивиран менаџмент;
• Искористеност на деловните информации – да се соберат, систематизираат и на правилен начин да се достават до носителите на одлуки;
• Следењето на трошоците во производствените процеси – потребно е да се развие систем кој е способен да предвиди и да влијае врз идните деловни одлуки, а не само да евидентира;
• Оптимизација на производствените програми – да се изгради математички модел кој го одликува циклусот на производство и трошоците што настануваат во него.