Како да се најдат причините за залихите?

Кај управувањето со залихите – мора да имаме поголем одлив отколку прилив на залихи. Тоа значи дека мора што побрзо да се пронајдат и отстранат причините, т.е да се дознае зошто е дојдено до вишок на залихи

Автор: Антонио Зрилиќ, основач на компанијата „Логико“

Минатата година почнавме серија написи кои ги опишуваат начините за оптимизација на залихите. На почетокот на овој напис би сакал да нагласам две работи во врска со залихите: прво, иако оваа активност е битна и во мирен период, уште побитна е во период на криза – во време на рецесија се справуваме со намалување на трошоците бидејќи и приходите се намалуваат. Залихите се еден од главните генератори на трошоците и (де)генератор на готовината. Второ, доколку мислите дека сте сами во овие проблеми – не сте! Не сум сигурен дали ќе ве утеши овој факт, ама голем дел од малите претпријатија и големите корпорации ги мачат проблемите со големите залихи.

Пример е компанијата „Монделез“, еден од најголемите производители на грицки. Иако приходите ѝ се зголемија во период на пандемијата поради големата побарувачка на кексите Oreo, Belvita, Lu, Triscuit и Wheat Thins (кои на компанијата ѝ носат околу 45% од приходите), компанијата сфати дека животот не е црно-бел, како Оreo, па со приходите ѝ се зголемија и трошоците. Поради таа причина, компанијата реши да направи чистка кај своите производи и тоа таква што четвртина од производите нема да преживеат. Тоа не значи дека ќе згаснат некои брендови, туку ќе се отстранат одредени вкусови и пакувања на производите.

Како што може да се види од примерот, оптимизацијата е легитимна борба, не нужно за помалку, туку за поефикасни залихи. Една од најчестите причини за залихите е преголемиот и преширок асортиман. Асортиманот се шири во период на пораст бидејќи постои стремеж да се задоволи секоја желба на купувачот до тоа мера што сакаме да ги задоволиме и оние желби на потрошувачите што тие воопшто ги немале.

Наједноставен начин да дознаете зошто нешто се случува во вашата компанија е да ги прашате оние што работат во неа.

Во претходните написи пишував за анализата на асортиманот и залихите, за дефинирањето на политиките на залихите и за начините на решавање на мртвите залихи. Меѓутоа, со акцијата за решавање на постојните мртви залихи  многу е битно да се направи тоа што јас го нарекувам – запирање на крвавењето. Кога во болница итно ќе биде примен повреден пациент, прво нешто што прави докторот е барање на изворот на крвавењето. Ако не се пронајде изворот, без оглед на тоа што сте направиле друго, пациентот може да умре поради губење крв.

Исто така, ако зборуваме со спортскиот речник - не постои таков напад што може да даде повеќе голови како што лоша одбрана може да прими. Колку и добро да се игра во напад, ако голманот ни е лош, секој удар кон голот значи погодок. Спортот е едноставен. Мора да дадеме повеќе голови отколку што ќе примиме.

Така е и кај управувањето со залихите – мора да имаме поголем одлив отколку прилив на залихи. Тоа повторно значи дека мора што побрзо да се пронајдат и отстранат причините, т.е. да се дознае зошто е дојдено до вишок на залихи и зошто тие се претвориле во некурентни или, не дај Боже, мртви залихи. Тоа ќе овозможи спречување на нивното натрупување во иднина. Вистински предизвик е да се пронајдат вистинските причини за вишок на залихите, па затоа ќе се обидам да ги кажам најчестите причини за некурентните залихи, но пред тоа како тие да се пронајдат.

Прашајте!

Во денешно време на брзо живеење често сме во ситуација да се најдеме во непознато опкружување (град, земја и сл.). Знам дека постојат компаси, карти, ГПС и други различни технолошки помагала за движење во непознат правец. Морам да признам дека сум од оние што ги користат сите модерни чуда од техниката за да дојдам од точка А до точка Б. Меѓутоа, понекогаш (и тоа во најнепријатен момент) техниката може да откаже или да нè однесе во погрешен правец. Мојата сопруга, напротив, не користи никаква техника, туку кога ќе се изгубиме барајќи некоја улица, таа едноставно – прашува. Прашува некој од минувачите или од станарите, прашува повеќемина оти некои од нив се странци или едноставно не знаат да го покажат патот. Понекогаш насоките се покомплицирани, па прашува во етапи – кога ќе стигнеме до местото што ќе го препознаеме од кажаните насоки, повторно прашува за понатаму. И така додека не стигнеме до саканото место.

Каква врска има тоа со залихите?

Наједноставен начин да дознаете зошто нешто се случува во вашата компанија е да ги прашате оние што работат во неа. Ако барате решенија за некој проблем или причини зошто нешто се случува, имате на располагање многу софистицирани, технолошки добро потковани аналитички методи (кои притоа се веројатно и скапи). Меѓутоа, може да се послужите и со едноставен и многу евтин метод, а тоа е да ги прашате своите вработени – оние што секојдневно се соочуваат со овие проблеми. Честопати се случува кога ќе прашате работник на машина како може да се подобри процесот што тој со години го работи, како да стане поефикасен и попродуктивен, да добиете инстант-решенија кои навистина „држат вода“. И ако го прашате зошто досега не ги имплементирал тие решенија, веројатно ќе добиете одговор: Па никој не ме праша! Затоа, прашајте!

Со текот на времето се дизајнирани и усовршени различни едноставни методи за решавање на проблемите. Одговор за причините за вишокот на залихи може да се добие преку спроведување едноставни анкети кои со мали модерирања може да бидат спроведени меѓу интерните работници кои имаат каква било врска со залихите (набавка, продажба, производство, логистика, финансии...).

Дијаграм на рибина коска

Еден од многу ефикасните методи за пронаоѓање на причините на различни проблеми и начини за нивно решавање е Ишикава дијаграм, наречен по името на неговиот автор. Тој може да се најде и под многу други називи: дијаграм на причини и последици (The Cause and Effect diagram) или дијаграм на рибна коска (Fishbone diagram), но општо се однесува на алатките за решавање на проблемите. Д-р Каору Ишикава – ценет експерт, ѝ го дал името на оваа ефикасна и едноставна алатка за решавање на проблемите.

Зошто да се користи дијаграмот на причини и последици?

Ако сакате да го откриете коренот на проблемите и сакате на структурен начин да го водите тимот низ процесот на решавање на проблемите, тогаш дијаграмот на причина и последица е за вас. Оваа алатка му овозможува на тимот детално да ги идентификува, да ги истражува и да ги прикаже сите можни причини, а на крајот да го пронајде и крајниот корен на проблемот, што всушност е и основната цел на оваа методологија.

Во следниот број ќе дадеме неколку совети за општо користење на овој метод, како и примери за управување на залихите...